Çözüm alanı
e-Çözümler
e-Fatura, e-İmza, e-Mutabakat, e-Defter, e-Arşiv ve e-İrsaliye; hepsi aynı operasyonel süreçlerin içinde geçen belge adımlarıdır. Her başlık kendi sayfasında, bağlı olduğu süreçle birlikte anlatılır.
Belge adımları
Aynı süreçlerin altı belge adımı.
Her başlık farklı bir belgeyi anlatır; hepsi aynı operasyonel süreçlerin içinde geçer. Ayrıntı, başlığın kendi sayfasındadır.
Farklı belgeler, aynı operasyon
e-Fatura
Satış işleminin faturaya dönüştüğü, karşı tarafa iletildiği ve durumunun takip edildiği adım.
e-İmza
Bir belgenin elektronik ortamda onaylandığını gösteren imza adımı.
e-Mutabakat
İki tarafın kendi kayıtlarındaki tutarları karşılaştırıp mutabık kaldığı adım.
e-Defter
Muhasebe kayıtlarından defter ve beratın oluşturulup onaylandığı adım.
e-Arşiv
Faturanın elektronik olarak düzenlendiği, alıcıya iletildiği ve kaydının saklandığı adım.
e-İrsaliye
Sevkiyatla birlikte yol alan sevk belgesinin elektronik olarak düzenlendiği adım.
Başlangıç noktası
Belge, bir işlemin çıktısıdır.
Bu başlıklar çoğu zaman tek tek konuşulur: önce bir belge tipi seçilir, sonra onu üretecek süreç aranır. Oysa sıra terstir; belge sipariş, sevkiyat, tahsilat ya da muhasebe kaydı gibi bir işlemin çıktısıdır.
Bu yüzden belge adımlarını, onları üreten süreçle birlikte planlarız. Hangi işlem hangi belgeyi doğurur, belge hangi kayda bağlanır, onayı kim verir — bunlar netleşmeden belge tarafı kendi başına kurulamaz.
Bu sayfa altı başlığı tek bir ürün olarak sunmaz. Her başlık kendi süreciyle gelir; ortak olan, hepsinin aynı operasyonun içinden geçmesi ve aynı yöntemle ele alınmasıdır.
Bu sayfanın işi
- Hangi belge adımının hangi süreçten çıktığını göstermek
- Bir başlıkla başlayıp diğerlerini sonraya bırakabilmek
- Aynı işlemin birden fazla belge ürettiği yerleri fark ettirmek
- Belge tarafındaki sorumlulukları tek yerde konuşmak
- Ayrıntının okunacağı doğru alt sayfaya yönlendirmek
Çalışma başlıkları
Belge çalışması nasıl kapsanır.
Hangi başlıkla başlanırsa başlansın çalışma aynı sırayı izler; kapsam kurumun mevcut sistemlerine ve süreç ihtiyacına göre birlikte belirlenir.
Süreç ve belge eşlemesi
Hangi işlemin hangi belgeyi ürettiği, onayı kimin verdiği ve belgeyi hangi kaydın doğruladığı yazılı hâle getirilir.
ERP tarafındaki uyarlama
Belgenin beslendiği alanların kurumsal sistemlerde nerede tutulduğu ve nelerin tamamlanması gerektiği belirlenir.
Kontrollü devreye alma
Önce dar bir kapsam seçilir, gerçek belgelerle çalışılır; kapsam ancak sonuç doğrulandıktan sonra genişletilir.
İzleme ve sıradaki adım
Devreye alınan akış izlenir, aksayan yerler düzeltilir ve bir sonraki belge adımının ne zaman ele alınacağına birlikte karar verilir.
Uygulama yaklaşımı
Başlıklar sırayla ele alınır.
Altı başlık aynı anda açılmaz; hangisinin önce geleceği mevcut yükünüze ve takviminize göre belirlenir.
Öncelik sırası
Hangi belge adımının ne zaman ele alınacağı, iş yoğunluğu ve bağımlılıklar göz önünde tutularak kararlaştırılır.
Bağlı süreçle birlikte
Belge adımı tek başına değil, onu üreten süreçle aynı çalışmada ele alınır.
Dar kapsamla başlangıç
İlk devreye alma sınırlı tutulur; gerçek kullanım görülmeden kapsam genişletilmez.
Sonraki başlığa geçiş
Bir başlık oturduktan sonra, öğrenilenlerle birlikte sıradakine geçilir.
Kapsam notu
Mevzuata bağlı ayrıntılar proje başında ele alınır
Belge adımlarının biçimi ve kapsamı mevzuata bağlıdır; ayrıntılar zaman içinde değişebilir. Bu nedenle bu sayfada belge tipi kapsamı, uyumluluk veya altyapı iddiası yer almaz.
Kurumunuz için hangi başlıkların geçerli olduğu ve her birinin kapsamı, mevcut sistemleriniz ve süreçleriniz değerlendirildikten sonra ilgili uzmanlarla birlikte netleştirilir.
İlgili sayfalar
Bu başlıklarla birlikte
Hangi belge adımıyla başlayacağınızı birlikte belirleyelim.
Mevcut süreçlerinizi ve sistemlerinizi konuşalım; sırayı ve kapsamı buna göre çıkaralım.