e-Çözümler
e-İrsaliye
Sevk belgesi, mal hareket ederken oluşur. Çalışmanın konusu da budur: sevkiyat anında üretilen belgenin ERP kaydıyla aynı bilgiyi taşıması ve hareketin gerisinde kalmaması.
Belge ve hareket
Mal yola çıkar, belge onunla gider.
İrsaliyeyi diğer belgelerden ayıran şey zamanıdır: masada değil, malın çıktığı anda oluşur.
Mal çıkar
Sevkiyat kararı verilir, yükleme ambarda tamamlanır.
Belge hareketle yol alır
Belge çıkış anında oluşur ve taşınan malla aynı bilgiyi taşır.
Varış kayda geçer
Teslim, aynı belge üzerinden ilgili kayıtla eşleştirilir.
Başlangıç noktası
Bu belge masada oluşmaz.
Dijital belgelerin çoğu bir ekranın başında üretilir. İrsaliye üretilmez: malın çıktığı anda, ambarda, ekran başında olmayan ve bir yükleme programına yetişmeye çalışan kişiler tarafından oluşur.
Bu fark, karşılaşılan sorunları da değiştirir. Hareket başlar, kayıt sonradan tamamlanır; ya da belgeyle stok kaydı aynı şeyi söylemez hâle gelir. Sorun çoğu zaman belgede değil, belgeyle hareketin arasındaki zaman farkındadır.
Bu nedenle çalışmaya belge tipinden değil, sevkiyat anından başlarız: malın çıkışına kim karar veriyor, bu karar nerede kayda geçiyor, kayıt hareketi ne kadar geriden takip ediyor?
Sık karşılaşılan durumlar
- Mal çıktıktan sonra tamamlanan kayıtlar
- Belgedeki bilgiyle stok kaydının ayrışması
- Ambar ile muhasebe arasında elle iletilen bilgi
- Yükleme sırasında yapılan değişikliğin kayda geç yansıması
- Sevkiyat belgesinin tek bir kişinin takibine bağlı kalması
Çalışma başlıkları
Sevkiyat anını kayda bağlarız.
Kapsam, sevkiyatın sizde nasıl yürüdüğüne ve mevcut ERP kurulumunuza göre birlikte belirlenir; mevzuata bağlı ayrıntılar ilgili uzmanlarla teyit edilir.
Sevkiyat anının çıkarılması
Malın hangi kararla çıktığı, kimin onayladığı ve belgenin bugün hangi adımda oluştuğu ambarda yerinde çıkarılır.
ERP tarafında uyarlama
Belgenin bağlı olduğu sipariş, stok ve sevkiyat kayıtları belirlenir; ERP tarafı bu akışa göre uyarlanır.
Devreye alma ve izleme
Sınırlı sayıda sevkiyatla başlanır; ambar ve muhasebe tarafı akışı birlikte izler, aksayan adımlar ele alınır.
Uygulama yaklaşımı
Sevkiyat durmadan ilerleriz.
Yükleme bekleyemez; bu yüzden geçiş, ambarın günlük ritmine göre planlanır ve önce küçük bir kapsamda denenir.
Sevkiyat düzeninin yerinde görülmesi
Yükleme, çıkış ve teslim adımları ambarda izlenir; belgenin bugün hangi anda ve kim tarafından oluştuğu çıkarılır.
Kayıtla bağın tanımlanması
Belgenin hangi bilgiyi taşıyacağı ve hangi kayda bağlanacağı netleştirilir; bilginin nereden geleceği belirlenir.
Sınırlı kapsamla deneme
Tek bir ambarla ya da sınırlı sayıda sevkiyatla başlanır; akış gerçek mal hareketiyle doğrulanır.
İzleme ve iyileştirme
Kaydı tamamlanmayan hareketler izlenir; sahadan gelen geri bildirime göre akış düzeltilir.
Kapsam notu
Kapsam, sevkiyatın nasıl örgütlendiğine bağlıdır
Sevkiyat her kurumda aynı biçimde yürümez. Kendi araçlarıyla dağıtım yapan bir işletmeyle, sevkiyatı başka bir tarafa yaptıran bir işletmenin çıkış anı da kayıt ihtiyacı da farklıdır.
Bu nedenle bu sayfada sabit bir kapsam listesi yer almaz. Çalışmanın kapsamı, sizin sevkiyat düzeniniz görüldükten sonra birlikte belirlenir; mevzuata bağlı ayrıntılar ilgili uzmanlarla netleştirilir.
Sevkiyat anınızı kayıtla birlikte ele alalım.
Mevcut sevkiyat düzeninizi ve ERP kurulumunuzu değerlendirelim; kapsamı ve sırayı birlikte belirleyelim.