Çözüm alanı
Kurumsal Portaller
Tekrar eden taleplerin ve belge paylaşımının, kişilerin kendi işlemlerini kendilerinin yaptığı bir erişim noktasına taşınması. Amaç yeni bir ekran eklemek değil, var olan sürecin nereden yürütüldüğünü değiştirmektir.
Portalın yeri
Süreçlere tek yerden.
Portal yeni bir süreç kurmaz; var olan sürece ulaşılan yeri değiştirir.
Kurumsal portal
Kurumun süreçlerine tek yerden ulaşılan nokta
Çalışanlar
Kendi talebini oluşturur, belgesine kendisi ulaşır
Süreç sahipleri
Gelen talebi kendi ekranından görür ve yanıtlar
Kurumsal sistemler
İşlemin kaydı burada oluşur, portalda değil
Humanax İK ve Bordro
Çalışan self-servis deneyiminin bugünkü örneği
Başlangıç noktası
Talep kişiye değil, sürece gelmelidir.
Kurumlarda tekrar eden birçok talep aynı yoldan geçer: bir kişiye e-posta atılır, o kişi başka bir yerden bakar, sonuç yine e-postayla döner. Talebin hangi aşamada olduğu ancak sorularak öğrenilir.
Bu yol, talebi yapan için de karşılayan için de görünmeyen bir iş üretir. Aynı bilgi birkaç kez sorulur, belgeler tek tek gönderilir, işin geçmişi kişilerin posta kutusunda kalır.
Kurumsal portal burada devreye girer: kişi işlemini kendisi yapar, süreç sahibi talebi kendi ekranından görür, kayıt kurumun sistemlerinde oluşur. Bunun bizdeki en somut örneği Humanax'ın çalışan self-servis portalıdır; izin talebi oradan oluşturulur, bordro belgesine oradan ulaşılır.
Bu yüzden çalışmaya portal ekranından değil, portala taşınacak süreçten başlarız: hangi talep, hangi adımlardan geçiyor ve sonucu nerede kayda giriyor?
Portalın konuşulmaya başlandığı durumlar
- Aynı talebin her seferinde e-postayla iletilmesi
- Belgelerin kişi kişi gönderilmesi
- Talebin hangi aşamada olduğunun sorularak öğrenilmesi
- Sürecin tek bir kişinin takibine bağlı kalması
- Ofis dışından çalışanların sürece ayrı yollardan dahil olması
Çalışma başlıkları
Üç başlıkta ele alırız.
Kapsam, taşınacak süreçlere ve portalın kimlere açılacağına göre birlikte belirlenir; her başlık bir sonraki için karar üretir.
Sürecin çıkarılması
Taşınacak talepler, adımları ve sorumluları belirlenir; hangi işlemin gerçekten self-servis olabileceği netleşir.
Kurumsal sistemlerle bağlantı
Portalda yapılan işlemin karşılığının hangi kayıtta oluşacağı planlanır; ayrı bir veri adası kurulmaz.
Kontrollü devreye alma ve izleme
Sınırlı kapsamla açılır, gerçek kullanımla denenir; sonrasında kullanım izlenir ve aksayan adımlar ele alınır.
Uygulama yaklaşımı
Tek bir süreçle başlarız.
Portal, bütün talepler bir anda taşınarak değil; bir süreç gerçekten çalıştıktan sonra genişleyerek kurulur.
Süreç seçimi
Sık tekrar eden, adımları belirli ve sonucu görünür bir süreçle başlanır.
Akış ve ekran tasarımı
Kimin ne yapacağı, hangi bilginin sorulacağı ve talebin kime gideceği birlikte tasarlanır.
Kurumsal sistem tarafında uyarlama
Portaldaki işlemin karşılığı mevcut sistemlerde tanımlanır; kayıt orada oluşur.
Kontrollü açılış ve izleme
Sınırlı bir kullanıcı grubuyla başlanır; geri bildirime göre düzeltilir ve kapsam adım adım genişletilir.
Kapsam notu
Portalın kapsamı ve kimlere açılacağı kuruma göre belirlenir
Her kurumun portal ihtiyacı farklıdır: hangi süreçlerin taşınacağı, portalın yalnız çalışanlara mı yoksa kurum dışındaki kişilere de mi açılacağı ve her grubun neyi görebileceği kurumun kendi işleyişine bağlıdır.
Bu yüzden kapsamı hazır bir liste olarak sunmuyoruz. Mevcut süreçleriniz ve sistemleriniz değerlendirildikten sonra, başlangıç kapsamını ve sırayı birlikte belirleriz.
Hangi süreci portala taşıyacağınızı birlikte belirleyelim.
En çok tekrar eden taleplerinizi ve mevcut sistemlerinizi konuşalım; başlangıç kapsamını birlikte seçelim.