e-Çözümler
e-İmza
Belge süreçlerinde imza, sorumluluğun üstlenildiği adımdır. Bu adımın kimde olduğu ve hangi sürümün geçerli sayıldığı belirsiz kaldığında süreç genellikle burada bekler; çalışma da bu adımın akış içindeki yerinden başlar.
Onay adımı
Belge, imzayla kesinleşir.
İmza, belgenin hazırlandığı yer değil; sorumluluğun üstlenildiği yerdir.
Belge onay noktasına gelir
Hazırlanan ve kontrol edilen belge, karar verecek kişinin önüne düşer.
İmzalanır
Onay bu adımda verilir; belge bu noktadan sonra taslak olmaktan çıkar.
Geçerli olan imzalı sürümdür
Sonraki adımlar üzerinde çalışılan kopyayla değil, imzalanan sürümle ilerler.
Başlangıç noktası
Süreç çoğu zaman imza adımında bekler.
Bir belge hazırlanır, kontrol edilir ve bir noktada onay bekler. O ana kadar iş sistemin içinde ilerler; imza adımında ise kişilere, çoğu zaman da sistemin dışına geçer.
Bekleyen belge nerede olduğunu kendi söylemez. Kimin sırasında olduğu, hangi kopyanın son hâl olduğu ve onayın verilip verilmediği ayrıca sorulur. Zaman da genellikle burada geçer.
Bu nedenle işe imza teknolojisinden değil, belgenin onay yolundan başlarız: hangi belge kimin onayına gider, onay hangi koşulda tamamlanmış sayılır, sonrasında hangi kayıt güncellenir?
Sık karşılaşılan durumlar
- Onay sırasının kişiye sorularak öğrenilmesi
- Hangi kopyanın son hâl olduğunun belirsiz kalması
- Onay tamamlanmadan sonraki adıma geçilmesi
- İmza adımının tek bir kişiye bağlı kalması
- Onayın verildiği bilgisinin kayıtla buluşmaması
Çalışma başlıkları
İmza adımını süreçle birlikte ele alırız.
Kapsam, kurumun mevcut süreçleri ve sistemleri değerlendirildikten sonra birlikte belirlenir.
Onay yolunun çıkarılması
Hangi belgenin kimin onayına gittiği, onayın hangi koşulda tamamlanmış sayıldığı ve sonrasında hangi kaydın güncellendiği birlikte yazılır.
ERP tarafındaki uyarlama
Adım, belgeyi üreten akışın içine yerleştirilir; onayı bekleyen ve onaylanmış belgenin sistemdeki karşılığı netleşir.
Devreye alma ve izleme
Sınırlı kapsamla başlanır ve gerçek belgelerle denenir; devreye alma sonrasında bekleyen adımlar izlenir.
Uygulama yaklaşımı
Önce onay yolu netleşir.
İmza adımı, üzerinde anlaşılmamış bir onay yolunu düzeltmez; bu yüzden yolun kendisiyle başlarız.
Mevcut onayın çıkarılması
Belgenin bugün kimden kime gittiği ve nerede beklediği birlikte haritalanır.
Onay kurallarının netleşmesi
Hangi belgenin kimin onayına gideceği ve onayın ne zaman tamamlanmış sayılacağı kararlaştırılır.
Akışın içine yerleştirme
Adım, belgeyi üreten sürecin içine konur; ayrı bir ekranda yürüyen bir iş olarak bırakılmaz.
Denenerek devreye alma
Sınırlı kapsamla başlanır, gerçek belgelerle doğrulanır ve geri bildirime göre düzeltilir.
Kapsam notu
Geçerli kapsam proje başında netleşir
İmza adımının nasıl kurulacağı belgenin türüne ve kurumun bugünkü çalışma biçimine göre değişir; tek bir kalıp bütün belgeler için doğru olmaz.
Kurumunuz için geçerli kapsam, mevcut süreçleriniz ve sistemleriniz değerlendirildikten sonra proje başında ilgili uzmanlarla birlikte netleştirilir.
Onay adımınızı birlikte ele alalım.
Belgenin bugün nereden geçtiğini ve nerede beklediğini konuşalım; kapsamı birlikte belirleyelim.