e-Çözümler
e-Mutabakat
İki tarafın da kendi kaydı vardır ve bu kayıtlar çoğu zaman birebir aynı görünmez. Mutabakat, farkın nerede olduğunu bulma ve nedenini birlikte açıklama işidir.
Kayıt karşılaştırması
İki kayıt, bir fark listesi.
Mutabakatın konusu eşleşen satırlar değil, eşleşmeyenlerdir.
İki tarafın kaydı
Sizin kayıtlarınız ve karşı tarafın kayıtları bir araya getirilir
Karşılaştırma
Satırlar, üzerinde anlaşılmış ölçütlerle yan yana konur
Farklar
Asıl iş, eşleşmeyen satırların açıklanmasıdır
Başlangıç noktası
Fark, hata demek değildir.
Mutabakat, iki tarafın aynı işlemler için tuttuğu kayıtların karşılaştırılmasıdır. Kayıtlar çoğu zaman aynı işi anlatır; ama aynı anda, aynı ayrıntı düzeyinde ve aynı biçimde kaydedilmemiştir.
Farkların bir bölümü zamanlamadan gelir: bir taraf belgeyi dönem içinde, diğer taraf dönem kapandıktan sonra kaydeder. Bir bölümü kapsamdan gelir: bir tarafta tek satırda duran tutar, diğer tarafta birkaç kaleme dağılmıştır. Düzeltme kayıtları da ayrı bir başlıktır; geçmiş bir satır genellikle değiştirilmez, yeni bir satırla karşılanır.
Bu nedenle çalışmaya karşılaştırmayı otomatikleştirmekten başlamayız. Önce “eşleşme” sözünün sizin kurumunuzda ne anlama geldiğini tanımlarız.
Sık karşılaşılan durumlar
- Aynı işlemin iki tarafta farklı dönemlere düşmesi
- Bir tarafta tek satır olan tutarın diğer tarafta kalemlere bölünmesi
- Düzeltme kayıtlarının özgün satırla birlikte okunamaması
- Karşılaştırmanın tablolar üzerinde elle yürütülmesi
- Farkı kimin açıklayacağının belirsiz kalması
Çalışma başlıkları
Önce tanım, sonra otomasyon.
Kapsam, kurumun kayıt düzeni ve karşılaştırma ihtiyacı üzerinden birlikte belirlenir; her başlık mevcut süreç içinde değerlendirilir.
Eşleşme tanımı
Hangi kayıtların hangi ölçütlerle karşılaştırılacağı ve hangi durumun fark sayıldığı yazılı hâle getirilir.
Kayıt düzeninin gözden geçirilmesi
Karşılaştırmanın dayandığı alanlar ERP tarafında incelenir; eksik veya tutarsız kayıt düzeni ilk burada görünür.
Süreç ve sorumluluk
Farkın kime gittiği, nasıl açıklandığı ve nerede kapandığı belirlenir; mutabakat tek kişinin takibine bırakılmaz.
Kontrollü uygulama ve izleme
Sınırlı kapsamla başlanır ve gerçek bir dönemle denenir; devreye alma sonrasında akış izlenir.
Uygulama yaklaşımı
Tanımı netleşmemiş işi otomatikleştirmeyiz.
Otomasyon, karşılaştırma ölçütleri belirli olduğunda yardımcı olur; belirsizken yalnız açıklanacak fark sayısını artırır.
Bugünkü işin çıkarılması
Hangi kayıtlar, hangi sıklıkla ve kim tarafından karşılaştırılıyor, birlikte yazılır.
Ölçütlerin tanımlanması
Hangi satırın hangi satırı karşıladığı ve hangi durumun açıklama gerektirdiği kararlaştırılır.
ERP tarafında uyarlama
Karşılaştırmanın dayandığı alanlar ve kayıt adımları mevcut süreç içinde düzenlenir.
Denenerek devreye alma
Gerçek bir dönemle çalışılır; çıkan farklar gözden geçirilir, ölçütler gerekiyorsa düzeltilir.
Kapsam notu
Mutabakatın kapsamı kurumdan kuruma değişir
Hangi kayıtların, hangi taraflarla ve hangi sıklıkla karşılaştırılacağı her kurumda farklıdır. Bu nedenle bu sayfada sabit bir kapsam ya da özellik listesi yer almaz.
Sizin için geçerli kapsam, mevcut kayıt düzeniniz ve karşılaştırma ihtiyacınız değerlendirildikten sonra birlikte tanımlanır.
Farkların nereden çıktığını birlikte konuşalım.
Bugün yürüttüğünüz karşılaştırma işini ve kayıt düzeninizi ele alalım; kapsamı ve sırayı birlikte belirleyelim.